山东外国语职业学院毕业生档案管理规定(试行)
日期:2017-07-11 00:00:00  发布人:就业处  浏览量:232

第一章 总则

第一条 毕业生档案工作是做好毕业生工作的重要基础工作之一,是毕业生管理工作的重要组成部分。为了进一步加强毕业生档案管理工作,提高档案管理水平,根据有关管理规定,结合学院实际,制定本规定。

第二条 毕业生档案实行集中统一管理的原则,确保档案的完整、准确、系统,以便有效查阅和邮寄。

第三条 各系对毕业生档案管理工作要高度重视,明确人员、落实责任、严格程序,做好该项工作。

第二章 毕业生档案材料的整理归档

第四条 归档范围: 入学档案材料(高中材料、高考材料) 、

组织材料(团组织材料、党组织材料) 、学籍材料、学年鉴定材料、毕业鉴定材料、奖惩材料、体检材料等。

第五条 各系在平时应及时整理有关档案材料,于每年5 月底送交招生就业办公室,并协助管理人员对本系应届毕业生档案进行认真清理,仔细核对档案材料,认真登记每份档案的材料清单,做到帐物相符,避免错漏现象发生。

第六条 严禁非档案管理人员和学生参与档案材料的整理工作。

第七条 破损档案要及时向领导汇报,查明原因,及时处理。

第三章 毕业生档案的交接和转递

第八条 每年6月份毕业生离校前,毕业生档案由各班班主任统一领取,各班在发档案时必须填写《毕业生档案发放登记表》,各班辅导员在发完本班班学生档案后,必须在放假前将《毕业生档案发放登记表》交回招生就业办公室存档。

第四章 毕业生档案的管理

第九条 毕业生档案由招生就业办公室指定专人负责管理,学院要设置专用的毕业生档案库房,配备专用的档案柜。

第十条 档案库房及档案柜要整洁卫生,并具有防盗、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。

第十一条 档案库房严禁吸烟,不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。

第十二条 档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对工作,做到帐物相符。有特殊情况要随时向领导汇报,
查明原因,及时处理。

第五章 毕业生档案的利用

          第十三条 毕业生档案作为机要文件保存,原则上不对外查阅、不外借。

第十四条 如用人单位需调阅毕业生档案,须持单位介绍信,经档案管理人员同意、填写档案查阅登记表后,方可调阅。

第六章 未就业毕业生档案的管理

        第十五条 为进一步实现毕业生的充分就业,对当年毕业生离校时仍未落实就业单位的应届毕业生延长择业期,延长的期限为两年。未落实就业单位的应届毕业生是指想就业,经过努力,暂时未找到用人单位的毕业生。对批准延长择业期的毕业生,学院可为其保留档案,对于已就业或不申请保留档案的毕业生,学院不为其保留档案。

        第十六条 将档案暂时保留在学院的毕业生,毕业时必须办理离校手续,不能滞留在学院,影响学院的正常秩序。保留档案的学生应增加自我保护意识和风险意识,个人应及时办理医疗和人身意外伤害保险。
        第十七条 将档案暂时保留学院的毕业生自毕业后,与学院无隶属关系,不享有在校学生的权利; 因违法、违规以及民事纠纷,劳务纠纷、债权债务纠纷,所引起的法律责任及后果由本人承担,学院不承担任何直接、间接或连带责任; 被劳动教养或犯罪被追究刑事责任的毕业生,学院视情况可将其档案关系迁往其家庭所在地。
        第十八条 学院可以根据毕业生本人的意愿,将其档案转至入学前户籍所在地,或为其保存档案,将档案智时保管学院的应届毕业生,落实就业单位后凭用人单位与毕业生签定的《就业协议书》和毕业所持的《普通高等学校毕业证书》、《全国普通高等学校毕业生就业报到证》办理其手续。
        第十九条 申请档案保留在学院的毕业生,由本人提出书面申请、各班辅导员审核、系党总支书记(主任) 批准后,持办理完的毕业生离校通知单和与系签订的《毕业生档案关系继续保留学校协议书》(见附件),到招生就业办公室档案室办理手续。学院为其保留档案,保存的最长期限为两年。

第二十条 毕业生在保存档案材料期间,可以参加学院举办的各类招聘活动,获取用人单位的需求信息,与用人单位进行双向选择。

第二十一条 学院在两年内免费为毕业生保存档案,协议到期后,毕业生应当及时将档案迁出。因逾期不办理档案而引发的一切后果,责任由毕业生个人自负。自签协议起五年之后,学院不再负有继续保存档案的责任,若出现材料遗失、损坏等情况,学院不承担责任。

第二十二条 未交清学费的毕业生,必须按时交清学费,否则,学院将有权不受理其档案关系继续保留学院的申请。

第二十三条 将档案暂时保留学院的毕业的党(团) 关系保留在原来所属系,并应按时交纳组织费(没有条件可委托他人代交)。

第二十四条 本办法自2009年3月1日起执行,解释权归招生就业办公室。


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